Ha számítógépet használ genealógiai kutatása során - és ki nem! - akkor valószínűleg nagy gyűjteménye digitális kutatási fájlokat tartalmaz. Digitális fotók, letöltött népszámláló nyilvántartások vagy végrendelet, beolvasott dokumentumok, e-mailek... Ha Ön olyan vagy, mint én, minden erőfeszítésed ellenére különféle mappákba kerülnek a számítógépén. Ez nagyon bonyolulttá teheti a kérdéseket, amikor meg kell keresnie egy adott fényképet vagy nyomon kell követnie egy e-mailt.
Mint minden szervezeti projektnél, a digitális genealógiai fájlok rendezéséhez számos különféle módszer létezik. Kezdje azzal, hogy gondolkodjon a munkamódszereiről és a fájltípusokról, amelyeket genealógiai kutatása során gyűjt.
Rendeld a fájlokat
A digitális genealógiai fájlok könnyebben rendezhetők, ha először típus szerint rendezik őket. Töltsön el egy kis időt a számítógépes fájlok keresésében a genealógiával kapcsolatban.
- Keresse meg a Saját dokumentumok (vagy Dokumentumok) mappában és almappáiban szöveges fájlokat, fényképeket, letöltött fájlokat és egyéb genealógiai dokumentumokat. A fájlkezelővel (például a Windows Explorer, a Finder) keressen dokumentumokat kulcsszavak, például vezetéknevek, rekordtípusok stb. Felhasználásával. Számos ingyenes fájlkereső eszköz is rendelkezésre áll, amelyek további keresési funkciókat kínálnak.
- Ellenőrizze a Saját képek vagy más mappát, ahol a fényképeket tárolja, hogy vannak-e digitális vagy beolvasott fotók vagy dokumentumok. Kereshet olyan általános képfájl-kiterjesztésekkel is, mint a .jpg, .png vagy .tiff.
- Nyissa meg a genealógiai szoftvert, hogy megtudja, hol tárolja a kapcsolódó fájlokat. Lehet, hogy ugyanabban a mappában vannak, mint a genealógiai szoftver (gyakran a Program fájlok alatt). Ez magában foglalhatja a genealógiai szoftverfájlt, valamint a készített jelentéseket vagy a szoftverbe importált fényképeket vagy dokumentumokat.
- Ha letöltött fájlokat, akkor ezek lehetnek Letöltések vagy hasonló nevű mappában.
- Nyissa meg az e-mail programját, és keressen genealógiával kapcsolatos e-maileket is. Ezeket gyakran könnyebb megszervezni, ha másolja és beilleszti őket szövegszerkesztő dokumentumba vagy a családfájlba.
Miután megtalálta a digitális genealógiai fájlokat, számos választási lehetősége van. Dönthet úgy, hogy az eredeti helyükön hagyja őket, és létrehozhat egy szervezési naplót a fájlok nyomon követése céljából, vagy másolhatja vagy áthelyezheti egy központi helyre.
Jelentkezzen a digitális genealógiai fájlokból
Ha inkább a fájlokat az eredeti helyükön hagyja a számítógépen, vagy ha csak a szuperszervezett típus vagy, akkor a napló lehet a módja. Ez egy egyszerű módszer karbantartásra, mivel nem kell igazán aggódnia, hogy a dolgok mikor kerülnek a számítógépére - csak jegyzetel. A digitális fájlnapló megkönnyíti egy adott fénykép, digitalizált dokumentum vagy más genealógiai fájl megkeresésének a folyamatát.
Használja a szövegszerkesztő program táblázati funkcióját vagy egy táblázatkezelő programot, például a Microsoft Excel, a naplófájlok létrehozásához. Adjon hozzá oszlopokat a következőhöz:
- fájlnév (beleértve annak kiterjesztését) és dátum
- helyét a számítógépen
- a fájl rövid leírása
- az aktában szereplő elsődleges személy (ek) vagy földrajzi terület (ek) neve
- az eredeti dokumentum vagy fénykép fizikai helye (ha alkalmazható).
Ha biztonsági másolatot készít a digitális fájlokról DVD-re, USB-meghajtóra vagy más digitális adathordozóra, akkor adja meg az adott adathordozó nevét / számát és fizikai helyét a fájlmegjelenítési oszlopban.
Szervezze át a számítógépen található fájlokat
Ha a fájlnapló túl nehéz ahhoz, hogy lépést tartson, vagy nem felel meg minden igényének, akkor a digitális genealógiai fájlok nyomon követésének másik módja az, hogy fizikailag átszervezik azokat a számítógépen. Ha még nem rendelkezik ilyennel, hozzon létre egy Genealógia vagy Családkutatás nevű mappát, amely tartalmazza az összes családfájlt. A Dokumentumok mappámban van egy almappám (szintén biztonsági másolatot készített a Dropbox-fiókomról). A Genealógia mappában almappákat hozhat létre a vizsgált helyek és vezetéknevek számára. Ha egy adott fizikai iratkezelő rendszert használ, akkor érdemes követnie ugyanazt a szervezetet a számítógépen. Ha egy adott mappában sok fájl található, akkor dönthet úgy, hogy másik szintű almappákat hoz létre dátum vagy dokumentum típus szerint rendezve. Például van egy mappám az OWENS kutatásomhoz. Ebben a mappában van egy almappám a képekhez és az almappák minden megyében, ahol ezt a családot kutatom. A megyei mappákban vannak rekordtípusok almappái, valamint egy fő "Research" mappám, ahol a kutatási megjegyzéseimet tárolom. A számítógép Genealógia mappája szintén jó hely a genealógiai szoftver biztonsági másolatának megőrzésére, bár offline módban is kell tartania egy további biztonsági másolatot.
Ha a családfájlokat a számítógép egyik központi helyén tartja, megkönnyíti a fontos kutatások gyors megtalálását. Ez megkönnyíti a genealógiai fájlok biztonsági mentését is.
Használja a szervezetre tervezett szoftvert
A csináld magad módszer alternatívája a számítógépes fájlok rendezésére tervezett program használata.
Clooz
Kifejezetten a genealógusok számára kialakított szervezeti program, Clooz "elektronikus iratszekrényként" számlázják. A szoftver sablonokat tartalmaz információk bevitelére különféle webhelyekről általános genealógiai dokumentumok, például népszámlálási nyilvántartások, valamint képek, levelezés és egyéb genealógiai dokumentumok nyilvántartást. Minden egyes sablonhoz importálhat és csatolhat az eredeti fénykép vagy dokumentum digitális példányát. Jelentéseket hozhat létre, hogy megmutatja az összes dokumentumot, amely a Cloozban található egy adott személyre vagy rekordtípusra vonatkozóan.
Fotóalbum szoftver
Ha digitális fényképei szétszórtak a számítógépen és a DVD-k gyűjteményén, vagy a külső készüléken meghajtók, digitális fénykép-szervező, például az Adobe Photoshop Elements vagy a Google Photos érkezhet a mentés. Ezek a programok átvizsgálják a merevlemezt, és katalogizálnak minden ott található fotót. Néhányuk képesek katalogizálni a más hálózati számítógépeken vagy külső meghajtókon található fényképeket is. Ezeknek a képeknek a rendezése programonként eltérő, de a képek a dátum szerint vannak rendezve. A "kulcsszó" funkció lehetővé teszi "címkék" hozzáadását a fényképekhez - például egy adott vezetéknevet, helyet vagy kulcsszót -, hogy bármikor könnyen megtalálhatók legyenek. A sírkő fényképeit például a "temető" szóval címkézik, plusz az adott temető nevét, a temető helyét és az egyén vezetéknevét. Ez négy különféle módszert kínál nekem, hogy ugyanazt a képet könnyen megtaláljam.
A digitális fájlok szervezésének utolsó módja az, hogy mindet importálják a genealógiai szoftverbe. A fényképeket és a digitalizált dokumentumokat sok családfa-programhoz hozzáadhatjuk a scrapbook szolgáltatáson keresztül. Néhányan forrásként is csatolhatók. Az e-mailek és a szöveges fájlok másolhatók és beilleszthetők a jegyzetek mezőbe azok számára, akikre vonatkoznak. Ez a rendszer akkor jó, ha kis családfa van, de kissé nehézkes lehet, ha nagyszámú dokumentum és fénykép vonatkozik egynél több személyre.
Nem számít, milyen szervezeti rendszert választott a számítógép családfájljaihoz, az a trükk, hogy következetesen használja. Válasszon ki egy rendszert, és tartsa be azt, így soha nem lesz gondja a dokumentum újbóli megtalálásával. Az utolsó utalás a digitális családra - ez segít kiküszöbölni a papír rendetlenségét!