Mi az a memorandum? Meghatározás és példák

Egy memorandum, amely közismert nevén a Memo, a belső üzenet vagy rekord közlés egy vállalkozásban. Miután a belső írásbeli kommunikáció elsődleges formája megjelent, a memorandumok használatát a 2003 email és az elektronikus üzenetküldés egyéb formái; ugyanakkor az, hogy világos emlékeztetőket tud írni, bizonyára jól szolgálhat a belső üzleti e-mailek írásakor, mivel gyakran ugyanazt a célt szolgálják.

A feljegyzések arra használhatók, hogy a széles közönséggel gyorsan valami rövid, de fontos, például eljárási kommunikációt folytathassanak változások, áremelkedések, irányelv-kiegészítések, találkozók ütemezése, emlékeztetők a csapatok számára vagy a megállapodás feltételeinek összefoglalása példa.

Barbara Diggs-Brown kommunikációs stratégiája szerint egy hatékony feljegyzés "rövid, tömör, jól szervezett és soha nem késő. Elő kell számolnia és meg kell válaszolnia az olvasó által feltett kérdéseket. Soha nem szolgáltat felesleges vagy zavaró információkat. "

Légy tiszta, legyen koncentrált, röviden, de teljes. Vedd fel a professzionális hangot, és írj úgy, mintha a világ elolvasta volna - azaz ne tartalmazzon semmilyen információt ez túl érzékeny, hogy mindenki láthassa, különösen a másolás és beillesztés, illetve a "kattintás és koppintás" korszakában előre."

Kezdje az alapokkal: kinek az cikk cím, a dátum és a tárgysor. Indítsa el az emlékeztető szövegét egyértelmű céllal, mondja el, mit kell tudnia az olvasóknak, és fejezze be, ha szükséges, az olvasóknak. Ne feledje, hogy a munkavállalók csak megérkezhetnek az emlékeztetőhez, ezért használjon rövid bekezdéseket, alfejezeteket, és ahol használhatja, használja a listákat. Ezek a szem számára "belépési pontok", így az olvasó könnyen visszatérhet az emlékeztető azon részéhez, amelyre szüksége van.

Ne felejtsd el lektorált. A hangos olvasás segít lecsökkent szavak, ismétlések és kínos mondatok megtalálásában.

Itt található egy kitalált kiadói társaság belső emlékeztetője, amely tájékoztatja az alkalmazottakat a Hálaadás ünnep miatt bekövetkező ütemterv-változásokról. A produkció különálló feljegyzéseket küldhetne külön osztályokra is, különösen, ha több részlet lenne, amelyre az egyes osztályoknak szüksége van, és amelyek nem vonatkoznak a többi osztályra.

Címzett: Minden alkalmazott

Feladó: E.J. Smith, termelési vezető

Dátum: 2018. november 1

Tárgy: Hálaadás nyomtatási ütemtervének módosítása

A produkció mindenkinek emlékeztetni szeretné, hogy a hálaadás ünnepe befolyásolja a havi nyomtatási határidőket. Minden olyan nyomtatott dokumentumot, amely általában a hét folyamán, csütörtökön vagy pénteken az UPS-en keresztül kerül a nyomtatóra, ki kell mennie. 15:00 november 21-én, szerdán.

Hirdetési értékesítési és szerkesztési részlegek

• Ügyeljen arra, hogy bárki, aki szöveget vagy képet küld neked közzétételre, a 19. héten nem jár nyaralással. Határozzon meg korábbi határidőket bárki számára, amely kívülről jön.
• Kérjük, vegye figyelembe, hogy a belső fotós és a grafikai tervezőknek több munkája és kevesebb ideje lesz ennek elvégzésére, ezért kérjük, hogy a munkát a szokásosnál korábban irányítsa a megfelelő osztályra.
• Kérjük, ne küldje el a "rohanás" munkát november 16-ig. A rövid lejáratú cikkek szükségesek A hálaadás hete nem garantálható, hogy a korábbi határidőkön belül teljesülnek, és jóváhagyásuk előtt át kell menniük az ütemező asztalán jóváhagyás céljából. Legyen inkább korán.

Fényképészeti és grafikai osztályok

• A művészeti osztály novemberben túlórát vehetnek igénybe, az üdülési szezon kezdetének és a korábbi határidők hiányának kezelése érdekében.

Előzetesen köszönjük mindenkinek a segítséget az anyagok lehető legkorábbi beszerzésében és a gyártási osztály munkatársainak történő megfontolása iránt.

Az alábbiakban egy kitalált feljegyzés arról, hogy miként lehet találkozót összeállítani egy csapat tagjaival, akik visszatérnek a kiállításból.

Címzett: Trade Show Team

Feladó: C.C. Jones, marketingvezető

Dátum: 2018. július 10

Tárgy: A Trade Show visszatérő találkozója

Ha a munkájához visszatér, július 20-án, pénteken, a szakkiállításból, délben készítsünk ebéd-találkozót a keleti szárnyú tárgyalóteremben, hogy megnézhessük, hogyan ment a kiállítás. Tervezjük megvitatni, hogy mi működött jól, és mi nem, például:

• A részvételi napok száma
• A rendelkezésre álló marketing anyag mennyisége és típusa
• A Booth megjelenik
• Hogyan kapott az ajándékokat?
• A fülke elhelyezkedése és a forgalom különböző napszakokban
• Ami felkeltette érdeklődését a járókelők iránt
• Booth személyzet szintje

Tudom, hogy amikor visszatérsz egy kiállítástól, akkor millió dolgod van, amelyeket nyomon kell követni, tehát az ülést legfeljebb 90 percig tartjuk. Kérjük, készüljön visszajelzéssel és konstruktív kritikával a show marketing szempontjaira. A meglévő vásárlói visszajelzéseket és új vevői vezéreket külön megbeszélésen tárgyalják a termék- és értékesítési csapatokkal. Köszönöm munkáját a show-n.

Diggs-Brown, Barbara. A PR stílusvezető. 3. kiadás, Cengage Learning, 2012.