A genealógiai fájlok szervezése

Régi rekordok másolatainak halmaza, nyomatok innen: genealógiai webhelyek, és genealógiai kutatók társainak levelei halomon ülnek az asztalon, dobozokban és akár a padlón is. Néhányan bele vannak keverve a számlákba és a gyermekek iskolai okmányaiba. Lehet, hogy az iratok nem teljesen rendezetlenek - ha valami különlegeset kérnek tőle, akkor valószínűleg megtalálják, de ez határozottan nem egy iratgyűjtő rendszer, amelyet úgy jellemezne, mint hatékony.

Hidd el vagy sem, a megoldás olyan egyszerű, mint megtalálni az Ön igényeinek és kutatási szokásainak megfelelő szervezeti rendszert, majd működőképessé tenni. Lehet, hogy nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik, de az jelentése kivitelezhető, és végső soron segít megakadályozni, hogy a kerekei forogjanak, és megismételjék a kutatást.

Kérdezd meg a genealógusok egy csoportját, hogyan rendezik a fájljaikat, és valószínűleg annyi különböző választ fog kapni, mint a genealógusok. Számos népszerű genealógiai szervező rendszer létezik, ideértve a iratgyűjtőket, a notebookokat, a fájlokat stb., De valójában nincs egyetlen olyan rendszer, amely a "legjobb" vagy "helyes." Mindannyian eltérő módon gondolkodunk és viselkedünk, tehát végül a legfontosabb szempont az iratkezelő rendszer felállításánál az, hogy ennek meg kell felelnie a személyes stílus. A legjobb szervezeti rendszer mindig az, amelyet használni fog.

A genealógiai projekt előrehaladtával rájössz, hogy számos papír dokumentum van, amelyet minden kutatott egyén számára be kell nyújtania - születési nyilvántartások, népszámlálási nyilvántartások, újságcikkek, végrendeletek, tudósítókkal folytatott levelezés, webhelyek kinyomtatása stb. A trükk az, hogy olyan iratgyűjtő rendszert fejlesztenek ki, amely lehetővé teszi, hogy bármikor könnyedén ráhelyezhesse ujjait ezen dokumentumok bármelyikére.

Az általánosan használt genealógiai nyilvántartási rendszerek a következők:

• Vezetéknév szerint: Az egyéni vezetéknévhez kapcsolódó összes iratot együtt kell benyújtani.
• Pár vagy család szerint: A férjhez és a feleséghez vagy a családhoz kapcsolódó összes iratot együtt kell benyújtani.
• Család szerint: Az adott családi vonalhoz kapcsolódó összes dokumentumot együtt kell benyújtani. Sok genealógus azzal kezdődik, hogy négy ilyen ősi vonallal kezdődik - mindegyik nagyszülőjüknek.
• Események szerint: Egy adott eseménytípussal (például születés, házasság, népszámlálásstb.) együtt kell iktatni.

A fent említett négy rendszer bármelyikétől kezdve a következő kategóriákba rendezheti a dokumentumokat:

• Hely szerint: A papírokat először a fent felsorolt ​​négy családfajta-nyilvántartási rendszer egyikébe csoportosítják, majd ország, állam, megye vagy város szerint bontják őket, hogy tükrözzék az ősetek vándorlását. Például, ha a Vezetéknév módszert választotta, akkor először összes CRISP-őst össze fog csoportosítani, és majd tovább osztja a cölöpöket az angliai CRISP-kbe, az észak-karolinai CRISP-kbe és a Tennessee-be Chips.
• Rekordtípus szerint: A papírokat először a fent felsorolt ​​négy genealógiai dosszié-rendszer egyikébe csoportosítják, majd tovább bontják rekordtípusok szerint (azaz születési nyilvántartások, népszámlálási nyilvántartások, végrendeletstb.).

A szervezeti rendszer elindításának első lépése a bejegyzés alapvető fizikai formájának (a cölöpök nem számít!) - mappák, notebookok, iratgyűjtők vagy számítógépes lemezek - meghatározása.

• Irattartó és fájlmappák: A mappák, amelyek a genealógusok számára valószínűleg a legnépszerűbb szervezeti eszköz, olcsók, nagyon hordozhatók és könnyen tárolhatók különböző formájú és méretű papírokat. Amikor eldobják, a mappák meglehetősen zavarossá válhatnak - a papírok el vannak dobva a rendektől, és esetleg helytelenül helyezkednek el. A mappák megkönnyítik a dokumentumok megkeresését, de gondosan kell gondoskodnia arról, hogy a papírt visszahelyezzék-e, ahonnan származik. Miután sok papírt előállított, a fájlmappák rendszere a legrugalmasabb és bővíthető.
• Kötőanyagok: Ha valaki nagyon szereti a dolgokat egy helyen tartani, akkor jó lehet, ha a kinyomtatott származási adatokat kötőanyagokba rendezi. Ez a módszer szabványosítja a genealógiai rekordjait normál méretű papír formátumba. Azok a dokumentumok, amelyeket nem kíván három lyukas lyukasztással ellátni, hozzáadhatók polipropilén hüvelyekbe. A kötőanyagok hordozhatók, és nem igényelnek iratszekrényt, azonban ha sok genealógiai kutatást végez, akkor előfordulhat, hogy a kötőanyagok önmagukban túl nehézkessé válnak.
• Számítógépes lemezek, CD-k és DVD-k:átírás vagy a genealógiai dokumentumok számítógépre szkennelése kevés helyet takaríthat meg, és a számítógépes szervezeti rendszerek jelentősen felgyorsíthatják az olyan unalmas feladatokat, mint a válogatás és a keresztreferencia. A CD-ROM minősége szintén jelentősen javult, állítólag határozatlan ideig tarthat megfelelő tárolási körülmények között. De leszármazottaidnak legalább 100 év múlva lesz egy számítógépük, amely képes őket olvasni? Ha úgy dönt, hogy a számítógépet használja elsődleges szervezeti rendszerként, fontolja meg a fontos dokumentumok másolatainak vagy kinyomtatásainak elkészítését és megőrzését.

Miután elkezdi rendezni a genealógiai rendetlenséget, valószínűleg rájön, hogy a tárolási módszerek kombinációja működik a legjobban. Néhány ember például kötőanyagokat használ "bevált" családi és fájlmappák szervezésére bizonyítatlan kapcsolatokkal, szomszédsággal vagy településsel kapcsolatos kutatások és levelezés egyéb kutatása céljából. Fontos szem előtt tartani, hogy a szervezés folyamatban lévő munka lesz és mindig is lesz.

A genealógiai rekordok rendezéséhez és a fájlmappák használatához a következő alapvető kellékekre lesz szüksége:

1. Irattartó szekrény vagy fedő dobozok. A dobozoknak erősnek, lehetőleg műanyagnak kell lenniük, vízszintes belső gerincekkel vagy hornyokkal a levélméretű függő fájlokhoz.
2. Színes, levélméretű függő mappák kék, zöld, piros és sárga színben. Keressen nagy fülekkel rendelkezőket. Itt is kicsit pénzt takaríthat meg, ha szokásos zöld függő fájlmappákat vásárol, és színes címkéket használ a színkódoláshoz.
3. Manila mappák. Ezeknek kissé kisebb fülekkel kell rendelkezniük, mint a függő fájlmappáknak, és megerősített felsőkkel kell rendelkezniük, hogy nehéz használat közben is eltarthassák.
4. Toll. A legjobb eredmény elérése érdekében használjon egy ultra finom, egy filccsúccsal és fekete tartós, savmentes tintával ellátott tollat.
5. Highlighters. Vásároljon világoskék, világoszöld, sárga és rózsaszínű kiemelőket (ne használjon pirosat, mert túl sötét). A színes ceruzák szintén működnek.
6. A mappák címkéi. Ezeknek a címkéknek tetején kék, zöld, piros és sárga csíkkal, hátul pedig állandó ragasztóval kell rendelkezniük.

Miután összeállította a kellékeket, ideje elkezdeni a fájlmappák használatát. Használjon különféle színű mappákat mind a négy nagyszülõ vonalához - más szavakkal, az összes nagyszülõk ősök számára létrehozott összes mappát azonos színû lesz jelölve. A kiválasztott színek rajtad múlik, de a következő színválasztás a leggyakoribb:

• KÉK - apai nagyapád (apja apja) ősei
• ZÖLD - apjátok ősei nagymama (apja anyja)
• Vörös - anyai nagyapa (anyja apja) ősei
• SÁRGA - anyai nagymamád (anyja anyja) ősei

A fentebb vázolt színekkel hozzon létre külön mappát minden vezetéknévhez, írja a neveket a függő fájl fülbeillesztésre a fekete állandó jelölővel (vagy nyomtatási betéteket nyomtat a nyomtatójára). Ezután függessze be a fájlokat ábécé sorrendben a dobozába vagy a szekrénybe színes szerint (azaz tegye a bluket ábécé szerint egy csoportba, a zöldeket egy másik csoportba stb.).

Ha még nem ismeri a genealógiai kutatásokat, akkor ez minden, amit meg kell tennie. Ha azonban sok jegyzetet és fénymásolatot halmozott fel, itt az ideje, hogy felosszuk. Itt kell kiválasztania a fájlok rendezésének módját. A cikk 1. oldalán tárgyalt két legnépszerűbb módszer:

1. által Vezetéknév (további lebontás szerint helység és / vagy rekordtípus szerint)
2. által Pár vagy családi csoport

Az alapvető bejelentési utasítások mindegyiknél azonosak, a különbség elsősorban abban van, hogy hogyan vannak felépítve. Ha még nem biztos benne, hogy melyik módszer fogja a legmegfelelőbben működni, próbálkozzon a Vezetéknév módszerrel egy családnév és a Családcsoport módszer használatával egy vagy két család esetén. Nézze meg, melyik a legmegfelelőbb, vagy fejlessze ki a kettő saját kombinációját.

Hozzon létre egy családi csoportlapot minden házaspár számára, amely szerepel a törzskönyvében. Ezután állítson be manila mappákat az egyes családokhoz egy színes címkével a fájlmappa fülre. Egyeztesse a címke színét a megfelelő családvonal színével. Írjon minden egyes címkére a pár nevét (a lánykori név a feleségnél) és az Ön törzskönyvében szereplő számokat (a legtöbb származási táblázat a ahnentafel számozási rendszer). Példa: James OWENS és Mary CRISP, 4/5. Ezután tegye ezeket a manila család-mappákat a megfelelő vezetéknév és szín elrendezésével a függő mappákba ábécé sorrendben a férj vezetékneve alapján, vagy numerikus sorrendben a törzséből származó számok szerint diagram.

Az egyes manilamappák elejére csatolja a család családcsoport-rekordját, hogy tartalomjegyzékként szolgáljon. Ha egynél több házasság volt, készítsen külön mappát egy családi csoport nyilvántartásával minden egyes házasságról. A családi mappáknak tartalmazniuk kell az összes dokumentumot és jegyzetet a pár házasságának időpontjáról. A házasságot megelőző eseményekkel kapcsolatos dokumentumokat - például születési anyakönyvi kivonatot és a családi népszámlálást - a szülők mappájába kell elhelyezni.

Először rendezze a fájlokat vezetéknév szerint, majd hozzon létre manila mappákat mindegyik rekordtípushoz papírokkal rendelkezik, ha színes címkét helyez a fájlmappák lapjára, a címke színét pedig a vezetéknév. Minden címkére írja be a vezetéknév nevét, majd kövesse a rekord típusát. Példa: CRISP: Népszámlálás, CRISP: Land Records. Ezután helyezze ezeket a manila család-mappákat a lógó mappákba a megfelelő vezetéknév és szín érdekében, ábécé sorrendben a rekord típusa szerint.

Az egyes manilamappák elejére hozzon létre és csatoljon egy tartalomjegyzéket, amely indexeli a mappa tartalmát. Ezután adjon hozzá minden dokumentumot és megjegyzést, amelyek megfelelnek a vezetéknévnek és a rekord típusának.