Hogyan lehet formázni és írni egy egyszerű üzleti levelet

Az emberek üzleti leveleket és e-mailek különféle okok miatt, például információ kérése, tranzakciók lebonyolítása, foglalkoztatás biztosítása stb. A hatékony üzleti levelezésnek világosnak és tömörnek, tiszteletben tartónak és megfelelően formázottnak kell lennie. Az üzleti levél alapvető alkotóelemeire bontásával megtanulhatja, hogyan kell hatékonyan kommunikálni és hogyan javíthatja írásbeli készségeit.

Egy tipikus üzleti levél három részből áll, bevezetésből, szövegből és következtetésből.

1. Bemutatkozás: A bevezetés azt jelzi, hogy ki íróval foglalkozik. Ha olyan embernek írsz írót, akit még nem ismersz, vagy csak röviden találkozol, a bevezetés rövid magyarázatot adhat arra is, hogy miért írsz. A bevezetés általában csak egy vagy két mondat hosszú.
2. A test: A betűk testében adhatja meg vállalkozását. Ez a szakasz lehet rövid, akár néhány mondat vagy több bekezdés hosszú. Minden attól függ, hogy milyen részletességgel jár a tárgy tárgyának leírása.
3. A következtetés: A következtetés az utolsó szakasz, ahol felszólítunk a jövőbeli cselekvésre. Ez alkalom lehet személyes beszélgetésre, kiegészítő információk kérésére vagy tranzakció lebonyolítására. A bevezetéshez hasonlóan ez a szakasz nem lehet több, mint egy mondat vagy kettő, és világossá kell tennie, hogy mit szeretne a levélét olvasó személytől.
   instagram viewer

A bevezetés hangja attól függ, hogy milyen kapcsolat áll fenn a levél címzettjével. Ha közeli baráthoz vagy üzleti munkatárshoz fordul, az utónév használata elfogadható. De ha olyan személynek ír, akit nem ismersz, akkor az a legjobb, ha hivatalosan felveszi velük az üdvözlő üzenetben. Ha nem ismeri annak a személynek a nevét, akinek írsz, használja a címét vagy a cím általános formáját.

Néhány példa:

• Kedves személyzeti igazgató!
• Kedves uram vagy hölgyem
• Kedves Dr., Mr., Mrs., Mrs. (vezetéknév)
• Kedves Frank (használja ezt, ha a személy közeli üzleti kapcsolattartó vagy barát)

Egy adott embernek való írás mindig elõnyös. Általában véve, használja a Mr. férfiakat és nők asszonyát az üdvözlés során. Az orvos cím csak az orvosok számára használható. Bár az üzleti levelet mindig a "Kedves" szóval kell elkezdenie, az üzleti e-maileknél ez kevésbé formális.

Ha olyan személynek ír, akit még nem ismersz, vagy csak átmenettel találkozott, érdemes követnie az üdvözletet, megadva valamilyen összefüggést, hogy miért lép kapcsolatba ezzel a személlyel.

Néhány példa:

• A Times-i hirdetése alapján ...
• A tegnapi telefonhívásomat követem.
• Köszönöm a március 5-i levelet.

Az üzleti levél nagy részét a test tartalmazza. Az író itt indokolja a megfelelőség okát. Például:

• Írok érdeklődik a The Daily Mail-ben közzétett pozícióról.
• Azt írom, hogy megerősítsem a szállítmány részleteit a # 2346 megrendelésen.
• Arra írok, hogy bocsánatot kérjek az águnkban a múlt héten tapasztalt nehézségekért.

Miután megadta az üzleti levél írásának általános okát, használja a törzset további részletek megadásához. Lehet, hogy például fontos dokumentumokat küld az ügyfeleknek aláírásra, bocsánatot kérünk az ügyféltől a rossz szolgáltatásért, forrástól kér információt vagy más okból. Bármi is legyen az ok, ne felejtse el udvarias és udvarias nyelvet használni.

Például:

• Örülök, hogy a jövő héten találkozhatunk veled.
• Talán van ideje a találkozó jövő héten?
• Örülök, hogy meglátogathatjuk létesítményünket a következő hónapban.
• Sajnos az ülést június 1-jéig el kell halasztani.
• Mellékelve megtalálja a szerződés másolatát. Kérjük, írja alá, ahol meg van jelölve.

Az a szokás, hogy néhány záró megjegyzést belefoglalnak, miután a levél törzsébe bejelentette vállalkozását. Ez a lehetőség arra, hogy megerősítse kapcsolatait a címzettel, és ennek csak mondatnak kell lennie.

• Kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot, ha bármilyen módon tudunk segíteni.
• Ha bármilyen kérdése van, nyugodtan hívjon fel.
• A záró zárólapot felhasználva kérheti, vagy felkínálhatja az olvasóval való jövőbeli kapcsolatot.
• Alig várom, hogy hamarosan meghallgassam Önt.
• Kérjük, vegye fel a kapcsolatot asszisztensemmel az ütemterv ütemezéséhez.

Az összes üzleti levélnek végül egy üdvözletre van szüksége, amelyben elbocsátja az olvasót. Mint a bevezetésben, hogyan írsz a üdvözlés attól függ, hogy milyen kapcsolat áll fenn a címzetttel.

Azoknak az ügyfeleknek a számára, akiknél nem keresztnévvel rendelkezik, használja:

• Tisztelettel: (ha nem ismeri annak a nevét, akinek írsz)
• Tisztelettel: (ha ismeri annak a személynek a nevét, akinek írsz).

Keresztnév alapján használd a következőket:

• Üdvözlettel (ha ismerősök vagytok)
• Üdvözlettel (ha a személy közeli barát vagy kapcsolattartó)

Üzleti levél minta