Keresetlevél a meggyőzőlevél amelyet az ügyfél küld egy vállalkozásnak vagy ügynökségnek, hogy azonosítsa a termékkel vagy szolgáltatással kapcsolatos problémát, és panaszlevélnek is nevezhető.
Általában egy igénylési levél nyitódik (és néha bezárul) kiigazítási kérelmekkel, például visszatérítéssel, csere vagy károk megfizetése, bár lehet, hogy egy szívélyes bevezető bekezdés a tranzakcióról vagy a termékről előnyben részesített.
Mint módszer üzleti írás, a kereseti leveleket jogilag kötelező érvényű kommunikációs formában küldik el, amely bizonyítékként szolgálhat, ha a keresetet bíróság elé terjesztik. A legtöbb esetben nem szükséges a bírósági fellépés, mivel az üzleti címzett általában válasz formájában válaszol kiigazító levél, amely rendezi az igényt.
A keresetlevél fő elemei
A legtöbb üzleti szakember és tudós egyetért abban, hogy az alapvető igénylevélnek négy alapvető elemet kell tartalmaznia: a panasz világos magyarázata, a panasz magyarázata milyen nehézségeket okozott ez, vagy milyen veszteségeket okozott, fellebbezést az őszinteségre és a méltányosságra, valamint egy nyilatkozatot arról, hogy mit gondol a tisztességes kiigazítás Visszatérés.
A magyarázat pontossága döntő jelentőségű ahhoz, hogy az igény gyorsan és hatékonyan rendezésre kerüljön, tehát a követelésírónak minél részletesebb információt kell szolgáltatnia egy Termék vagy szolgáltatás kézbesítésének hibája, ideértve a dátumot és az időt, az összeget a költségnek és a kézhezvételi számnak, vagy a megrendelés számának, valamint minden egyéb részletnek, amely segít pontosan meghatározni, hogy mi történt rossz.
Ugyanolyan fontosak a probléma, amelyet ez a hiba okozott, valamint az olvasó emberiségéhez és együttérzéséhez való vonzódás annak érdekében, hogy az író kívánságait ki lehessen zárni. Ez motiválja az olvasót, hogy haladéktalanul reagáljon az író kérésére a helyzet orvoslása és az ügyfél mint ügyfél fenntartása érdekében.
Mint R.C. Krishna Mohan az "Üzleti levelezés és jelentésírás" című cikkben azt írja, hogy "a gyors és kielégítő válasz esetén panaszlevelet írnak általában az egységért felelős egység vagy az osztályért felelős osztály vezetőjére hiba."
Tippek egy hatékony levélhez
A levél hangját legalább üzleti alkalmi szintre kell hagyni, ha nem üzleti formai, annak érdekében, hogy megtartsák a kérést. Az író emellett feltölti a panaszt azzal a feltételezéssel, hogy a kérelem kézhezvételét követıen teljesítik.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar és David A. Thomas azt írja, hogy "Hogyan írhatunk első osztályú üzleti levelezést", hogy "pontosan és tapintatosan kell megtennie állítását". és hogy a legjobb "elkerülni a fenyegetéseket, vádakat vagy fátyolos tippeket arról, hogy mit fog tenni, ha az ügy nem oldódik meg. azonnal."
A kedvesség messze megy az ügyfélszolgálat világában, ezért jobb, ha a vevő emberiségét vonzza Annak megállapítása, hogy a probléma hogyan érintette Önt személyesen, ahelyett, hogy a vállalat bojkottálását vagy rágalmazását fenyegette volna név. Balesetek történnek és hibákat követnek el - nincs ok a polgári létezésre.