Vállalati hitelkártyák Magyarázat: Számviteli politikák

A számviteli politika vállalati hitelkártya szakasza olyan szakasz, ahol meghatározhatja, hogy kik rendelkeznek vállalati hitelkártyákkal és felelnek a felmerült költségekért. Az alábbiakban bemutatjuk az eljárás ezen szakaszának a mintáját, amely testreszabható az Ön helyzetéhez.

A munkavállalók hozzáférhetnek egy vállalati hitelkártyához, ha munkájuk jellege ilyen felhasználást igényel. A vállalati hitelkártyákat csak üzleti költségekre lehet felhasználni, és személyes jellegű kiadásokra nem lehet felhasználni. Az üzleti költségekre és a levonásokra példa lehet az otthoni irodai költségek, az autó költségei, az oktatás és így tovább.

A politika és az eljárás megállapításának általános célja annak biztosítása, hogy a vállalati hitelkártyákat megfelelő célokra használják fel, és hogy a mindennapi használatra megfelelő ellenőrzéseket hozzanak létre. A vállalati hitelkártya-szabályok vonatkoznak minden olyan alkalmazottra, aki vállalkozás számára hitelkártyát tart fenn, és vezetõikre.

A vállalati hitelkártya-politika értelmében a felelősség az egyén szerepétől függ. Például az egyének más felelősséggel tartoznak, mint az üzemeltető vezetők és a felügyeletek.

• egyének A holdingtársaságok hitelkártyái felelősek:
  • A kártyákat csak a rendeltetésszerűen használja
  • Nyugták megőrzése és magyarázatok megadása az összes vállalati hitelkártya-tranzakcióról
  • Hitelkártya számlák engedélyének megszerzése
• Üzemeltető vezetők / felügyelők felelősek:
  • A vállalati hitelkártyák használatának korlátozása azokra a munkavállalókra, akik a vállalkozáshoz üzleti kártyát igényelnek
  • A munkavállalók által használt hitelkártya számlák időben történő felülvizsgálata és engedélyezése a késedelmes fizetési költségek elkerülése érdekében
  • Az egyes kártyákhoz szükséges hitel- vagy tranzakciós szintű limitek azonosítása és kérése
• egy számviteli osztály Felelős érte:
  • Annak biztosítása, hogy minden hitelkártya-tranzakció megfelelő módon jóváhagyásra kerüljön
  • A hitelkártya számlák kifizetéseinek időben történő feldolgozása a késedelmes fizetési díjak elkerülése érdekében
  • Hitel- vagy tranzakciós szintű limitek megszervezése az egyes kártyákhoz

Lehetséges, hogy a vállalati hitelkártya-politikában szerepel néhány általános feltétel, amelyről tudomásul kell vennie. Itt található négy általános kifejezés és kifejezés:

• Általános hitelkártya: Hitelkártya, amelyet több intézményben is lehet használni, például VÍZUM, American Express vagy MasterCard.
• Szállítói hitelkártya: Hitelkártya, amelyet csak egy meghatározott szállítóval, például egy gázipari társasággal vagy egy irodai szolgáltatót használhatunk.
• Hitelkeret: Az a teljes összeg, amelyet a hitelkártyára fel lehet számítani, mielőtt a hitelkártya-társaság megtagadta a tranzakciókat.
• Tranzakciós szint korlátozás: Bármely egyedi tranzakció teljes értéke, amelyet fel lehet venni a kártyára, vagy a tranzakció típusa, amelyet fel lehet számítani a kártyára. Például egyes gázipari vállalatok engedélyezni fogják a „csak gáz” kártyákat, amelyek megtagadják a benzinkút egyéb egyéb vásárlásainak jóváírását.

Az üzleti költségekhez hitelkártyát használó alkalmazottaknak be kell tartaniuk a társaság által biztosított eljárást. A vállalati házirendben általában a következő szabályokat határozzák meg:

• A hitelkártyákat kizárólag vállalati igényekhez kell felhasználni. Ahol a szállító képes, a kártyákat vagy tranzakciókat az egyes alkalmazottak kódolják, hogy nagyobb számú lehetőséget biztosítsanak a számlázás időpontjában.
• Az alkalmazottaknak meg kell őrizniük és ki kell terjeszteniük a bevételeket, és minden egyes nyugta hátulján fel kell tüntetniük a költség célját.
• A vállalati hitelkártyák bármilyen személyes jellegű költségekre történő használata fegyelmi eljáráshoz vezethet, az elbocsátást is beleértve. Ennek eredményeként a költségeket le lehet vonni a munkavállaló következő fizetési ellenőrzéséből.

A következő vállalati hitelkártya-eljárás mellett az alkalmazottaknak a számlákra, az engedélyekre és a kifizetésekre vonatkozó szabályoknak is be kell tartaniuk. Míg minden vállalat saját egyedi politikáját nyújtja, az alábbiakban bemutatunk egy példát arra, amit általában elvárhatnak:

• A munkavállaló köteles benyújtani a megfelelő bevételeket egy költségjelentéssel együtt (amelyet gyakran hitelnek hívnak) kártya kiadási jelentés) a megfelelő felhatalmazó felügyelőnek vagy kezelőnek egy héten belül költség. A fax vagy a beolvasott dokumentum elfogadható, ha az alkalmazott utazik, és nem tér vissza az irodába az egyhetes határidő betartása érdekében, feltéve, hogy az eredeti bevételi bizonylatokat visszatéréskor bemutatják utazás.
• Azoknak a tételeknek a díját, amelyeknél a kézhezvételt helytelenül helyezték el, el kell magyarázni az engedélyezésre jogosult személynek, akinek meg kell kezdenie a külön díjat, és mellette fel kell tüntetnie a „hiányzó nyugtát”.
• Az engedélyező felügyelő vagy igazgató megerősíti, hogy a díjak indokoltak és megfelelőek mielőtt jóváhagyná a számlát a fizetéshez, jelezve a „Jó fizetni” feliratot és aláírva a számla törzsét számla.
• Az elfogadott számlát továbbítják a megfelelőnek számviteli osztály fizetésért.
• Azszámviteli osztály ellenőrzi a felhatalmazást és ütemezi a fizetési számlát a hitelkártya-szerződés feltételeinek megfelelően és a szükségtelen késedelmes fizetési költségek elkerülése érdekében.

A vállalati hitelkártya elfogadásakor az alkalmazottak általában aláírják és dátummal látják el az irányelv és az eljárási megállapodás nyilatkozatát, miután azt áttekintették. Általában a megállapodás tartalmazza a fentiekben megadott információkat, és az aláíráskor kérheti a kártya számát és a lejárat dátumát. Az alábbiakban látható egy példa arra, amit az űrlap végén talál:

Elolvastam és megértettem a [társasági név] nyilatkozatát a vállalati általános hitelkártya birtoklásáról. Ezzel az űrlappal engedélyt adok arra, hogy a [cégnév] visszatartsa (levonja) a személyes tételeket a fizetési csekkből, illetéktelen kiadások valamint az Általános hitelkártyámmal kapcsolatban fel nem számolt költségeim.