Az elismerő levelek célja annak igazolása, hogy megkaptak konkrét dokumentumokat vagy egy meghatározott típusú kérelmet. Az elismerő leveleket gyakran használják bármelyik jogi folyamatban részt vevő részére.
A levél elemei
Mint minden üzleti vagy szakmai levelezésnél, a levélét néhány konkrét és várható elemmel kell kezdenie:
- Neved, címed és a dátum a jobb felső sarokban
- Az a személy neve, akinek a levél címe alatt a bal alsó sarokban, a címed alatt található
- A cég neve (ha van)
- A cég vagy magánszemély címe
- Tárgysor, amely röviden félkövér betűvel írja le a levél célját (például „24. sz. Ügy”)
- Nyitó üdvözlet, például "Kedves Mr. Smith"
Amikor elkezdi az elismerő levelet, kezdje el egy rövid mondattal, amelyben kijelenti, hogy ez valóban elismerő levél. Néhány kifejezés, amelyet használhat, többek között:
- Igazolom, hogy kézhez kaptam a következő dokumentumokat ...
- Nyugtázom, hogy átvettem ...
- Gondoskodunk arról, hogy a felelős személy az irodába való visszatérés után azonnal megkapja ezeket az anyagokat.
A levél fennmaradó részének tartalmaznia kell a szöveget, ahol egy vagy két bekezdésben elmagyarázza, hogy Ön mit elismer. A levél szövegének végén szükség esetén felajánlhatja a segítségét, például: "Ha további segítséget kapok, kérjük, ne habozzon kapcsolatba lépni velem. "Végezze el a levelet egy szokásos zárással, például:" Üdvözlettel, Joe Smith úr, XX Cég."
Mintalevél
Hasznos lehet egy levélsablon megtekintése. Nyugodtan másolja át az alábbi elismerő levél formátumát. Noha ebben a cikkben nem olyan formában nyomtat, vegye figyelembe, hogy általában a címet és a dátumot jobbra kell állítania.
Joseph Smith
Acme Trading Company
5555 S. Főutca
Bárhol, Kalifornia 90001
2018. március 25
Újra:24. sz. Ügy
Kedves ______:
Mivel Doug Jones újabb két hétre nincs az irodában, igazolom, hogy kézhez kaptam a 2018. március 20-i levelét. Erre azonnal visszahívják a figyelmét.
Ha segítségre lehet számomra Jones úr távolléte alatt, kérjük, ne habozzon felhívni.
Üdvözlettel,
Joseph Smith
Írja alá a levél alatt a "Tisztelettel:" levelet a neve fölé.
Egyéb szempontok
Az elismerő levél dokumentálja, hogy megkapta a levelet, megbízást vagy panaszt a másik féltől. Ha az ügy jogi vagy üzleti nézeteltérésgé válik, az elismerő levele bizonyítja, hogy válaszolt a másik fél kérésére.
Ha nem ismeri az üzleti levél stílusát, szánjon rá időt az írás alapvető formátumának megismerésére üzleti levelek, és tekintse át a különféle típusú üzleti levelek. Ez elősegíti a készségek finomítását olyan üzleti célokra, mint például érdeklődés, igények kiigazítása, és az írás kísérőlevelek.