Mint maga az élet, az írás néha rendetlen is, frusztráló és kemény. De enyhén megkönnyítheti a munkáját szerkesztés ezeket az elveket szem előtt tartva. Egyszerű: Akár kétsoros e-mailt, akár 10 oldalas jelentést ír, előre jelezze olvasóinak igényeit, és emlékezzen a négy Cs-re: Legyen világos, tömör, figyelmes és helyes.
Fogadja el az "Ön hozzáállás" -ot.
Ez azt jelenti, hogy egy témát a az olvasók szempontjából, hangsúlyozva mi ők tudni akarják vagy kell.
- Példa: Kértem, hogy rendelését ma küldjük ki.
- Felülvizsgálat: Megrendelését szerdán kapja meg.
Összpontosítson a igazi tantárgy.
Ne temesse el a kulcsszót oly módon, hogy egy kifejezésre gyenge témát követ.
- Példa: Az új marketing kampány végrehajtása június 1-jén kezdődik.
- Felülvizsgálat: Az új marketing kampány június 1-jén kezdődik.
Írjon aktívan, nem passzív módon.
Ahol helyénvaló, tegye előre a témát, és készítse el csinál valami. Az aktív hang általában jobban működik, mint a passzív, mert közvetlenebb, tömörebb és könnyebben érthető. (De nem mindig.)
- Példa: Az Ön javaslatát április 1-jei ülésén felülvizsgálták, és azonnal benyújtották a fejlesztőknek.
- Felülvizsgálat: Április 1-jén áttekintettük javaslatát, és azonnal benyújtottuk a fejlesztőknek.
Vágja le a felesleges szavakat és kifejezéseket.
A szóbeszéd elvonhatja az olvasókat, így vágjuk le a rendetlenséget.
- Példa: Azért írom ezt a feljegyzést, mert nagyon szeretném megköszönni a múlt csütörtökön megrendezett nyitott ház megszervezését.
- Felülvizsgálat: Nagyon köszönöm a múlt csütörtökön nyitott ház megszervezését.
Ne hagyjon ki kulcsszavakat.
Lenni egyértelmű valamint tömörnek, néha szükségünk van rá hozzáad egy-két szót.
- Példa: Az első lépés a tárolóház.
- Felülvizsgálat: Az első lépés a tárolóedény feloldása.
Ne felejtsd el a modorod.
Itt van hol lenni előzékeny bejön. Ha azt mondja, hogy "kérlek" és "köszönöm", amikor a kollégákkal beszél, akkor ezeket a szavakat is csatolja az e-mailekbe.
- Példa: Küldje el nekem a zsargon jelentést, mielőtt hazatér
- Felülvizsgálat: Kérjük, küldje el nekem a zsargon jelentést, mielőtt hazamegy.
Kerülje az elavult kifejezéseket.
Hacsak nem örül az, hogy hangosnak hangzik nyomtatottan, tartózkodjon távol a szavaktól és kifejezésektől soha beszélgetésben használt - "csatolva", "ez az, hogy tanácsot adjon", "" a kérésének megfelelően. "
- Példa: Az alábbiakban hivatkozásként csatoljuk a fent említett okirat másolatát.
- Felülvizsgálat: Csatoltam az okirat egy példányát.
Helyezzen egy sapkát a divatos szavakkal és a szóbeszédekkel.
Divatos kifejezések hajlamosak gyorsan elhasználódni. Ditto vállalati szakmai nyelv. Mindent megtesz, hogy így írj emberi.
- Példa: A nap végén az a lényeg, hogy meg kell könnyítenünk a munkavállalók lehetőségeit arra, hogy hozzájáruljanak a bevált gyakorlatokhoz.
- Felülvizsgálat: Bátorítsuk az embereket, hogy tegyenek javaslatokat.
Távolítsa el a módosítókat.
Többrétegű azt jelenti, hogy felhalmozódik módosítók főnév előtt; a forgalmi dugó verbális megfelelője. A hosszú főnév karakterláncok akár egy-két szót is megmenthetnek, de az olvasóikat is rejtvényezhetik.
- Példa: Űrteleszkóp széles látószögű bolygókamera műszerdefiníciós csoport földi alapú töltött-páros eszköz kamerája (-tól Új tudós, Matthew Lindsay Stevens idézett, A tudományos stílus finomságai, 2007)
- Felülvizsgálat: Huh?
Lektorált.
Végül ott van helyességét: mindig győződjön meg róla ellenőrizze a munkáját, bármennyire is gondolja, hogy megismerted a többi Cs-t.
- Példa:: Ha siet, nagyon könnyű elhagyni a szavakat.
- Felülvizsgálat: Ha siet, nagyon könnyű elhagyni a szavakat.