Ban ben üzleti írás, műszaki írásés más formái fogalmazás, utasítás írott vagy beszélt utasítások egy eljárás végrehajtására vagy egy feladat végrehajtására. Azt is hívják oktató írás.
A lépésről lépésre általában a második személy szempontjából (te, a tiéd). Az utasításokat általában a aktiv hang és a kötelező hangulat: Keresse meg a közönség közvetlenül.
Az utasításokat gyakran számozott formában írják lista hogy a felhasználók egyértelműen felismerjék a feladatok sorrendjét.
A hatékony utasítások általában vizuális elemeket (például képeket, diagramokat és folyamatábrákat) tartalmaznak, amelyek szemléltetik és tisztázják szöveg. A nemzetközi közönségnek szánt utasítások támaszkodhatnak teljesen a képeken és ismerős szimbólumok. (Ezeket hívják szótlan utasítások.)
Megfigyelések és példák
"A jó utasítások egyértelműek, érthetőek, teljesek, következetesek és hatékonyak." (John M. Penrose és munkatársai, Üzleti kommunikáció a vezetők számára: Fejlett megközelítés, 5. kiadás Thomson, 2004)
Az utasítások könnyebb oldala: Kézikönyv a közelmúltban elhunytok számára
Juno: Oké, tanulmányoztad a kézikönyvet?
Ádám: Nos, megpróbáltuk.
Juno: A kísértésről szóló közbenső interfész fejezet mindent elmond. Vegye ki magukat. Ez a házad. A kísértetjárta házak kialakítása nem könnyű.
Barbara: Nos, nem igazán értjük.
Juno: Hallottam. Feszesd el az arcod. Nyilvánvalóan nem jó, ha a fejét az emberek elé húzza, ha nem látnak téged.
Ádám: Akkor egyszerűbben kellene kezdenünk?
Juno: Kezdje egyszerűen, csináljon, amit tud, használja a tehetségét, gyakorolja. Az első nap óta meg kellett volna tanulnia ezeket az órákat. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin és Geena Davis in Beetlejuice, 1988)
Alapvető funkciók
"Az utasítások hajlamosak a következetes lépésről lépésre követni, függetlenül attól, hogy leírja, hogyan kell kávét készíteni, vagy hogyan kell összeállítani egy autómotort. Íme az utasítások alapvető jellemzői:
- Konkrét és pontos cím
- Bevezetés háttérinformációkkal
- A szükséges alkatrészek, szerszámok és feltételek listája
- Szekvenciálisan rendezett lépések
- Grafika
- Biztonsági információk
- Következtetés ez jelzi a feladat befejezését
A sorrendben elrendezett lépések az utasításkészlet középpontjában állnak, és általában a dokumentum nagy részét elfoglalják. "
(Richard Johnson-Sheehan, Technikai kommunikáció ma. Pearson, 2005)
Ellenőrző lista az íráshoz
- Használjon rövid mondatokat és rövid bekezdéseket.
- Rendezzük pontokat logikus sorrendben.
- Tegye meg nyilatkozatait különleges.
- Használja a kötelező hangulat.
- Tegye a mondatok legfontosabb elemét az elejére.
- Mondjon mindent egy mondatban.
- Válassza ki szavait óvatosan, kerülve szakmai nyelv és technikai feltételek, ha tudsz.
- Adj egy példa vagy egy analógia, ha úgy gondolja, hogy egy állítás rejtvényeket okozhat az olvasó számára.
- Ellenőrizze a kitöltött vázlatot a bemutatás logikája szempontjából.
- Ne hagyja ki a lépéseket és ne készítsen hivatkozásokat.
(Átvett Írás pontosan szerző: Jefferson D. Bates. Penguin, 2000)
Hasznos tippeket
"Az utasítások lehetnek önálló dokumentumok, vagy egy másik dokumentum részei. Mindkét esetben a leggyakoribb hiba az, hogy túlságosan bonyolulttá teszik a közönség számára. Gondosan mérlegelje olvasói műszaki színvonalát. Használat fehér űr, grafikák és más tervezési elemek, hogy az utasítások vonzóvá váljanak. A legfontosabb, hogy feltétlenül tartalmazzon óvatosságra, figyelmeztetésre és veszélyre vonatkozó hivatkozásokat előtt azok a lépések, amelyekre vonatkoznak. "
(William Sanborn Pfeiffer, Útmutató a műszaki kommunikációhoz, 4. kiadás Pearson, 2007)
Tesztelési utasítások
Az utasításkészlet pontosságának és érthetőségének értékeléséhez hívjon fel egy vagy több embert az útmutatásainak követésére. Figyelje meg az előrehaladást annak meghatározására, hogy az összes lépést ésszerű időn belül megfelelően elvégezték-e. Az eljárás befejezése után kérje meg ezt a tesztcsoportot, hogy tegyen jelentést az esetlegesen felmerült problémákról, és tegyen ajánlásokat az utasítások fejlesztésére.