Nem találja az információkat az interneten, és nincs ideje és pénze sem a bíróság meglátogatására. Nincs mit! A postai szolgáltatás igénybe vételével dokumentumok, nyilvántartások és egyéb információk megismerése a családjával órákat takaríthat meg időben. Gyászjelentések a könyvtárból, születési anyakönyvi kivonatok a létfontosságú nyilvántartó hivatal, végrendelet a bírósági házból, és a templomról szóló házasságok csak néhány a sok levélben elérhető nyilvántartásból.
Melyek a kutatási igényekre vonatkozó irányelvek?
Az információk levélben történő megszerzésének trükk az, hogy megismerkednek az ősök lakóhelyének archívumainak és tárolóinak nyilvántartásával és politikájával. A levélben másolat kérése előtt fel kell tennie a következő kérdéseket:
- Dokumentumok fénymásolatát lehet elküldeni postai úton?
- Milyen rekordok állnak rendelkezésre? Melyik időtartamra?
- Indexelték a nyilvántartásokat?
- Be lehet szerezni egy adott vezetéknév indexét postán?
- Mennyibe kerül a másolatok beszerzése?
- Felszámítanak-e külön díjat a másolat postai igényléséről, személyes meglátogatáson keresztül?
- Milyen fizetési módok elfogadhatók?
- Lehet-e faxolni faxon vagy e-mailben?
- Szüksége van-e teljes idézésre (pontos név, dátum stb.), Vagy végezhető-e keresés?
- Mi a genealógiai kérelmek átlagos fordítási ideje?
Az indexek kulcsfontosságúak
A genealógiai rekordok levélben történő kérésének megkönnyítése érdekében először hozzáférést biztosít a közzétett indexekhez. Az indexek megkönnyítik a vezetéknév megtalálását, a környéken élő többi rokon ellenőrzését és a helyesírási lehetőségek feltárását. Ezen felül lehetővé teszik, hogy egyszerűen kérjen konkrét dokumentumokat a kötet és az oldal vagy a tanúsítvány számának megadásával. Számos létesítménynek nincs elegendő forrása a genealógiai kutatások elvégzéséhez, de a legtöbb örömmel biztosítja a dokumentumok másolatai, amikor megkapják az indexen keresztül megszerzett konkrét forrásinformációkat.
Számos szárazföldi cselekmény, létfontosságú nyilvántartás, bevándorlási nyilvántartás és végrendelet indexálásra került, és a mikrofilmen beszerezhető a helyi Családtörténeti Központ vagy online keresztül FamilySearch. Emellett közvetlenül is írhat a létesítménybe (például ügyvédi irodába), és kérheti az indexek másolatát egy adott vezetéknévhez vagy időkerethez. Ezt a szolgáltatást azonban nem minden tároló nyújtja.
Megfelel a magabiztosságnak
Ha csak egyetlen kérést szeretne küldeni, akkor hasznos egy levelezési naplónak nevezett űrlapot használni segít nyomon követni az elküldött kéréseket, a kapott válaszokat és a kapott információkat kapott. A levelezési napló segítségével rögzítse a kérés dátumát, annak a személynek vagy archívumának a nevét, akivel kapcsolatban áll, és a kért információkat. Amikor válasz érkezik, jegyezze fel a dátumot és a kapott információkat.
Amikor információt és dokumentumokat kér levélben, kéréseit tartsa röviden és pontosan. Próbáljon tranzakciónként nem kérni egynél vagy kettőnél több rekordot, kivéve ha előzetesen megbeszélte a kérelmet kezelő személlyel. Egyes létesítmények megkövetelik, hogy az egyes kérelmeket külön tranzakciókkal kezeljék, míg mások örömmel két tucat dokumentumot másolnak az Ön számára. Írja be a fizetést, ha erre szükség van. Ha nincs szükség fizetésre, mindig örömmel adományozni. Különösen a könyvtárak, a genealógiai társaságok és az egyházak értékelik ezt a mozdulatot. Egyes adattárak az eredeti kérés kézhezvétele után számlát küldhetnek Önnek, a kért dokumentumok által megkövetelt fénymásolatok tényleges száma alapján. A legtöbb esetben a példány kézhezvétele előtt fizetnie kell.
Tippek a válasz biztosításához
A kérések sikeres megválaszolásának ösztönzése érdekében:
- Tartsa rövid és egyszerű levélben. Mondja el, hogy milyen információra van szüksége, és csak azokat a háttéranyagokat tartalmazza, amelyek segíthetnek valakinek megtalálni a választ kérésére.
- Tartalmazzon alternatív név helyesírási, beceneveket stb. amelyek alatt bármilyen nyilvántartás megtalálható.
- Mindig tartalmazzon saját című, bélyegzett borítékot (SASE)
- A levélbe írja be nevét és címét, valamint a SASE-t
- A levélhez adja meg e-mail címét és telefonszámát. Ez lehetővé teszi a kérelmet kezelő személynek, hogy bármilyen kérdése esetén gyorsan felvegye Önnel a kapcsolatot.
- Légy udvarias és udvarias. A "kérem" és a "köszönöm" messze megy.
- Ellenőrizze levélét nyelvtan és helyesírás szempontjából, ügyelve arra, hogy kérése könnyen érthető legyen, és hogy pontos neveket, dátumokat és helyeket tartalmazzon.
- Tartsa meg a levél másolatát, legalább addig, amíg nem kap választ, és jegyezze fel a levelezési naplójában.
A genealógiai kutatásainak nagy része sikeresen levélben is elvégezhető, feltéve, hogy házi feladatát elvégzi, udvarias és figyelmes minden levelezésében, és nyomon követi eredményeit. Boldog vadászat!